Comparatif
Retouria ou le tableur de suivi des retours, que choisir
Presque toutes les librairies qui suivent leurs retours autrement qu’au ressenti ont commencé par un tableur. Une feuille par distributeur, une colonne date, une colonne montant, et beaucoup de discipline. Cette page compare honnêtement ce que la feuille de calcul tient très bien et l’endroit précis où elle lâche: la mise à jour des règles, la date réelle de réception et le pointage des avoirs reçus.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Retouria | le tableur de suivi des retours |
|---|---|---|
| Saisie des réceptions | Les notes de livraison transférées sont relues et décomposées ligne à ligne, sans frappe | ISBN, quantité et prix net retapés à la main après ouverture de chaque carton |
| Date retenue | Date réelle de réception en magasin, relevée sur le document et sur l’arrivée du colis | La date que l’on a eu le temps de noter, souvent celle imprimée sur la note |
| Règles de retour | Calendrier des sept distributeurs nationaux tenu à jour, périodes fermées et jours fériés compris | Délais recopiés une fois dans un onglet, rarement remis à jour ensuite |
| Déclencheur de la séance | Relevé du lundi sept heures, classé par euros récupérables avant fermeture | Le fichier s’ouvre quand la réserve déborde, donc après coup |
| Montant récupérable | Calculé sur le prix net facturé, remise distributeur comprise | Recalculé à la main, souvent à partir du prix public |
| Accord et bordereau | Demande d’accord et bordereau de retour édités pré remplis | Recopiés dans un courrier ou un formulaire, avec risque de décalage |
| Suivi des avoirs | Rapprochement ligne à ligne, écarts, motifs de refus et courrier de réclamation | Une colonne avoir reçu, cochée de mémoire, sans détail des lignes |
| Anomalies de réception | Doublons d’office, envois en surnombre et cartons jamais ouverts signalés | Invisibles: une formule cassée ou une ligne oubliée ne prévient personne |
| Continuité | Historique conservé vingt quatre mois, plusieurs utilisateurs nommés selon la formule | Un fichier sur un poste, tenu par la seule personne qui en connaît la logique |
| Coût réel | 59 à 159 euros hors taxes par mois selon la formule, sans engagement | Gratuit à l’achat, payé en heures de réserve et en fenêtres refermées |
Ce que le tableur fait très bien
Le tableur ne coûte rien, il existe déjà sur le poste de la caisse et personne n’a besoin de formation pour l’ouvrir. Pour une librairie qui travaille avec deux distributeurs et reçoit une dizaine de cartons par mois, une feuille tenue sérieusement suffit à ne rien perdre. Il a un autre avantage rarement reconnu: il oblige à regarder les lignes une par une. Un libraire qui saisit ses réceptions à la main connaît son stock d’office mieux que celui qui reçoit une liste déjà triée.
Sa limite n’est pas technique, elle est humaine. Le fichier ne vaut que par la régularité de celui qui le tient. Une semaine de vacances, un remplacement, une grosse rentrée littéraire, et la saisie prend trois jours de retard. Au bout d’un mois, plus personne n’ose se fier aux colonnes de dates, et la décision de retour revient à ce qu’elle était avant: un passage en réserve, au jugé, quand la place manque.
Le point de rupture, ce sont les règles et la date réelle
Un onglet de délais est une photographie prise un jour donné. Quand une maison resserre son délai, avance sa fermeture d’avant fêtes ou modifie sa politique d’accord préalable, le tableur continue d’afficher l’ancienne règle avec le même aplomb. L’erreur ne se voit qu’au refus, deux mois plus tard, sur un colis déjà expédié à vos frais. Tenir sept jeux de règles à jour dans une feuille est un travail de veille, et ce travail n’est pas celui d’une libraire.
L’autre rupture porte sur la date. Dans une feuille, on saisit ce dont on se souvient, c’est à dire presque toujours la date imprimée sur la note de livraison. La fenêtre calculée démarre alors trop tôt et se referme dans le tableur avant de se refermer chez le distributeur, ou l’inverse, ce qui est pire. Repartir du document reçu et de l’arrivée réelle du colis supprime cette approximation, et c’est exactement ce qu’une saisie manuelle ne peut pas garantir sur la durée.
Le poste que le tableur ne couvre jamais: les avoirs
Sur les dizaines de fichiers de suivi que l’on voit passer, presque aucun ne descend jusqu’à l’avoir. On y trouve la date d’expédition, parfois le montant attendu, et une case cochée quand le crédit arrive. Or c’est précisément là que l’argent se perd: un titre refusé, une quantité mal reprise, une ligne oubliée, un avoir jamais émis. Un total ne montre rien de tout cela, seul un pointage ligne à ligne le montre, avec le motif quand le distributeur le donne.
L’écart moyen entre montant expédié et montant crédité tourne autour de 1 100 euros par point de vente sur douze mois, et le rapprochement fait ressortir en moyenne neuf lignes non créditées par semestre. Ce sont des réclamations à écrire, pas des pertes à accepter. Aucune formule de tableur ne les fera remonter toute seule, parce qu’il faudrait déjà y avoir saisi le détail de chaque avoir reçu, ligne par ligne, ce que personne ne fait au comptoir un mardi de novembre.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si vous recevez moins d’une dizaine de cartons d’office par mois, que vous travaillez avec un ou deux distributeurs seulement, et que la même personne réceptionne, range et décide des retours depuis des années, le tableur reste le bon outil. Il est gratuit, il se plie à vos habitudes, et à ce volume la mémoire du libraire fait encore le travail d’un moteur d’échéances. Tant que vos avoirs arrivent complets et que vos retours partent dans la fenêtre, changer d’outil n’aurait aucun sens.
Le verdict
Le tableur perd rarement sur la fonction, il perd sur la tenue. Il suppose une saisie régulière, des règles à jour et un pointage d’avoirs que personne n’a le temps de faire. Au delà d’une trentaine de cartons d’office par mois et de trois distributeurs, le coût de cette discipline dépasse celui d’un abonnement. Le vrai comparatif n’est pas 59 euros contre zéro, c’est 59 euros contre les six à sept cents euros qui basculent chaque trimestre en non retournable.
Questions frequentes
- Peut-on importer notre tableur existant dans Retouria
- Ce qui compte pour démarrer, ce sont vos notes de livraison et vos factures des trois derniers mois: elles suffisent à reconstituer l’historique des réceptions ligne à ligne. Le tableur reste utile comme mémoire de vos décisions passées et de vos accords avec les représentants, mais il n’est pas nécessaire à la mise en route, qui prend une trentaine de minutes.
- Notre fichier calcule déjà les délais, qu’apporte le moteur d’échéances
- Trois choses que la feuille ne peut pas tenir seule: des règles distributeurs maintenues à jour, y compris les périodes fermées annoncées en cours d’année, une date de réception relevée sur le document plutôt que saisie de mémoire, et un classement par euros récupérables plutôt que par ordre de saisie. La différence se voit sur les lignes proches de la fermeture.
- Faut-il abandonner Excel une fois abonné
- Non, et beaucoup de libraires le gardent pour ce qu’il fait bien: les notes de rendez vous d’office, les grilles négociées, le suivi de dépôts particuliers. Ce qui sort du tableur, c’est le calcul des fenêtres, l’édition des bordereaux et le pointage des avoirs. Les relevés et les avoirs attendus s’exportent d’ailleurs au format attendu par votre cabinet comptable.
Retouria ou le tableur de suivi des retours, que choisir
Le tableur perd rarement sur la fonction, il perd sur la tenue. Il suppose une saisie régulière, des règles à jour et un pointage d’avoirs que personne n’a le temps de faire. Au delà d’une trentaine de cartons d’office par mois et de trois distributeurs, le coût de cette discipline dépasse celui d’un abonnement. Le vrai comparatif n’est pas 59 euros contre zéro, c’est 59 euros contre les six à sept cents euros qui basculent chaque trimestre en non retournable.