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La checklist du retour d’office, du carton reçu à l’avoir crédité
Cette checklist reprend, dans l’ordre, les vingt cinq gestes qui font qu’un retour part dans sa fenêtre et revient en avoir complet. Elle a été écrite à partir des erreurs que l’on retrouve dans presque toutes les réserves: date du document retenue à la place de la date d’arrivée, accord expiré, colis mixte, commande ferme glissée par erreur dans un bordereau, et avoirs jamais pointés ligne à ligne.
Vous repartez avec une liste imprimable de vingt cinq contrôles, à cocher chaque semaine avant de sceller un carton et chaque mois avant de classer un avoir.
1. Réunir ce qui prouve la date
- Transférez à votre adresse de dépôt les notes de livraison et factures reçues cette semaine
- Photographiez les notes de livraison papier restées dans les cartons, image nette et cadrée
- Vérifiez que chaque carton reçu a bien sa note rattachée, y compris dans les envois groupés
- Notez la date réelle d’arrivée en magasin quand elle diffère de la date imprimée sur le document
- Traitez à part les colis arrivés pendant une fermeture ou un pont, la date d’ouverture fait foi
2. Séparer les régimes de retour
- Marquez chaque ligne en mise en place d’office, en réassort ou en commande ferme
- Sortez les commandes fermes de clients, elles n’ont rien à faire dans un bordereau de retour
- Vérifiez le régime des réassorts auprès du distributeur avant de les ajouter au colis
- Repérez les doublons d’office reçus deux fois dans le même mois et signalez-les
- Isolez les cartons jamais ouverts, ils repartent en priorité tant que la fenêtre est ouverte
3. Décider ce qui repart cette semaine
- Classez la liste par euros récupérables au prix net, pas par nombre d’exemplaires
- Ne retenez que les lignes dont la fenêtre se ferme avant votre prochaine séance
- Regardez les ventes des huit dernières semaines avant de renvoyer un titre encore en table
- Écartez les titres que vous défendez ou dont l’auteur passe bientôt dans votre ville
- Contrôlez la disponibilité au réassort pour les fonds que vous comptez reprendre plus tard
4. Obtenir l’accord et monter le carton
- Demandez l’accord de retour aux maisons qui l’exigent, avant toute expédition
- Vérifiez la date de validité de l’accord: un accord expiré fait refuser tout le colis
- Montez un carton par distributeur, jamais de colis mixte même pour économiser un port
- Glissez le bordereau dans le carton et gardez une copie avec le montant attendu
- Conservez le récépissé du transporteur avec le numéro de colis et la date d’expédition
5. Pointer l’avoir et réclamer ce qui manque
- Rapprochez chaque avoir reçu de son bordereau, ligne par ligne et quantité par quantité
- Contrôlez le prix net crédité, remise distributeur comprise, et non le prix public
- Relevez les motifs de refus indiqués et corrigez la règle qui a causé le refus
- Relancez par écrit les lignes non créditées au delà du délai habituel de la maison
- Transmettez à votre comptable les avoirs attendus rattachés à leur numéro de bordereau
Recevoir la checklist des vingt cinq contrôles
Indiquez votre adresse professionnelle, la checklist arrive dans la minute en version imprimable. Une adresse, rien d’autre, aucune revente à un distributeur ou à un éditeur, et un lien de désinscription sur chaque envoi.
Ce qui se passe ensuite
- Vous recevez la checklist imprimable, à afficher près de la table de réception
- Une note courte suit huit jours plus tard sur le pointage des avoirs, la partie la plus rentable
- Si vous le souhaitez, nous regardons vos trois derniers mois de notes de livraison en visioconférence
Les ressources gratuites de Retouria sur les retours d’office
Ces pages ne remplacent pas vos propres notes de livraison. Si vous voulez savoir ce qu’une année de retours au ressenti vous a réellement coûté, envoyez vos trois derniers mois de documents et demandez la démonstration: trente minutes en visioconférence, le calcul écrit, abonnement ou non.